Checklist: welke documenten zijn verplicht in een volledig EPB-dossier?
Wie bouwt of ingrijpend renoveert in Vlaanderen, krijgt te maken met EPB-regelgeving. Daarbij hoort ook een volledig EPB-dossier dat bij het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap wordt ingediend.
Maar welke documenten moeten daar precies in zitten? En wanneer worden ze opgemaakt? In deze checklist ontdek je welke stukken onder andere verplicht zijn en waarom ze belangrijk zijn voor jouw bouwproject.
Wat is een EPB-dossier?
Een EPB-dossier bundelt alle documenten en berekeningen die aantonen dat jouw woning of gebouw voldoet aan de energieprestatie- en binnenklimaateisen (EPB).
Deze regelgeving geldt voor nieuwbouw, maar ook voor renovaties waarvoor een stedenbouwkundige vergunning of melding nodig is.
Het doel: het energieverbruik van gebouwen beperken en tegelijk het comfort en het binnenklimaat verbeteren.
Wie is verantwoordelijk voor het EPB-dossier?
Twee partijen dragen een wettelijke verantwoordelijkheid:
- De EPB-verslaggever stelt de startverklaring, de EPB-aangifte en alle bijhorende berekeningen op en dient ze in.
- De bouwheer is aangifteplichtige en dus juridisch eindverantwoordelijk voor het behalen van de EPB-eisen, het aanstellen van een erkende EPB-verslaggever en het laten indienen van de EPB eindaangifte
De EPB-verslaggever moet erkend zijn door het VEA. Zonder erkende verslaggever kan geen geldig EPB-dossier worden ingediend.
De verplichte documenten in een EPB-dossier: een volledige checklist
De inhoud van de EPB-aangifte bestaat uit een formulier dat de energieprestatie van een gebouw toelicht, de berekening (een epba-bestand), een ventilatieprestatieverslag, (ver)bouwplannen en stavingsstukken.
1. Het EPB-aangifteformulier
Het EPB-aangifteformulier vormt het centrale document van het dossier.
Dit formulier (voor woongebouwen) bevat onder andere:
- de EPB-eisen die op het gebouw van toepassing zijn
- een analyse van het primair energiegebruik
- de EPB-eisen waaraan niet voldaan is
- vrijblijvende aanbevelingen
- een technische bijlage
- een verklaring van de betrokkenen
2. Het epba-bestand
Naast het aangifteformulier bevat het dossier ook het epba-bestand.
Dit is het digitale bestand dat wordt aangemaakt met de officiële EPB-software. Het bevat alle ingevoerde gegevens en berekeningen waarop de EPB-aangifte gebaseerd is. Dit bestand wordt ook doorgestuurd naar de energieprestatiedatabank van de overheid.
3. Plannen van het gebouw zoals uitgevoerd
De EPB-aangifte moet vergezeld worden van de plannen van het gebouw zoals het effectief werd gebouwd.
Het gaat onder andere om:
- grondplannen van de verschillende niveaus
- gevelaanzichten
- doorsneden van het gebouw
Op deze plannen moeten ook de relevante EPB-elementen zichtbaar zijn, zoals ventilatievoorzieningen, leidingen van sanitair warm water of installaties (verwarming en koeling).
4. Het ventilatieprestatieverslag
Wanneer een ventilatiesysteem verplicht is, moet ook het ventilatieprestatieverslag toegevoegd worden.
Dit verslag bevestigt dat het ventilatiesysteem correct werd geplaatst en voldoet aan de ventilatie-eisen. Het wordt opgesteld door een erkende ventilatieverslaggever.
5. Stavingsstukken
Tot slot bevat een EPB-dossier verschillende stavingsstukken. Dit zijn bewijsdocumenten die aantonen dat de gegevens in de EPB-software correct zijn.
Voorbeelden zijn:
- Door alle partijen ondertekende technische fiches van isolatiematerialen, steeds in combinatie met gedetailleerde facturen
- Gedetailleerde productgegevens van ramen en installaties
- Gedetailleerde facturen of gedetailleerde en door alle partijen ondertekende lastenboeken
- Toewijsbare en gedetailleerde foto’s van de uitvoering op de werf
Deze documenten, waar steeds je werfadres op vermeld staat, ondersteunen de ingevoerde waarden en tonen aan dat het gebouw effectief werd uitgevoerd volgens de opgegeven energieprestaties.
Veelgestelde vragen over EPB
1. Wanneer moet een EPB-verslaggever aangesteld worden?
Een EPB-verslaggever moet aangesteld worden vóór de start van de bouwwerken. Zodra de bouwvergunning wordt toegekend en het project EPB-plichtig is, moet de verslaggever geregistreerd worden. Zonder deze aanstelling kan de EPB-startverklaring niet worden ingediend bij de overheid en mag het project officieel niet van start gaan.
Lees ook: wanneer ben je EPB-plichtig?
2. Geldt een EPB-dossier ook bij renovatie?
Ja. Ook bij renovaties kan een EPB-dossier verplicht zijn. Dat geldt vooral wanneer de werken een bouwvergunning of melding vereisen. Bij ingrijpende energetische renovaties gelden zelfs bijna dezelfde energie-eisen als bij nieuwbouw, waardoor een correct EPB-dossier essentieel is.
3. Hoe lang moet je een EPB-dossier bewaren?
De EPB-verslaggever bewaart het volledige EPB-dossier minstens 5 jaar na de EPB-eindaangifte. In die periode kan de overheid controles uitvoeren en extra bewijsstukken opvragen. Daarom is het belangrijk dat alle plannen, berekeningen en technische documenten correct worden bijgehouden. De opdrachtgever moet het dossier gedurende 10 jaar bewaren.
Zeker zijn dat je EPB-dossier volledig is?
De EPB-regelgeving bevat heel wat technische regels en administratieve stappen. Daarom wordt een EPB-dossier altijd opgesteld en ingediend door een erkende EPB-verslaggever. Die verzamelt de nodige documenten, controleert of deze voldoen aan de eisen van het Vlaams Energie en Klimaat Agenschap, voert de berekeningen uit en dient de EPB-aangifte in bij de overheid (VEKA).
Heb je vragen over EPB of wil je weten wat er voor jouw project nodig is? Dan kan je contact opnemen voor meer informatie.